Perjanjian pemrosesan data

1. Para pihak dan peran

Pelanggan bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi. [diisi owner], dengan nama layanan Olehkita, bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi. Perjanjian ini berlaku sejak Pelanggan menyetujuinya saat mendaftar, dan melengkapi Syarat layanan.

2. Rincian pemrosesan

• Subjek data: karyawan dan mantan karyawan Pelanggan, Pengguna yang diberi akses, dan narahubung Pelanggan.
• Tujuan: menjalankan modul yang dipakai Pelanggan, termasuk dukungan, keamanan, dan pemulihan.
• Kegiatan: mencatat, menyimpan, menampilkan kepada Pengguna berizin, membuat laporan, mencadangkan, dan menghapus.
• Masa: selama layanan berjalan, ditambah masa penghapusan 30 hari dan masa simpan cadangan paling lama 6 bulan.

3. Jenis data

• Nama, alamat, kontak, tanggal lahir, jabatan, status kerja, NIK, dan NPWP.
• Kontrak, kehadiran, cuti, jam kerja, foto absen, dan lokasi saat absen bila fitur itu dipakai.
• Gaji, tunjangan, potongan, PPh21, BPJS, rekening bank, dan berkas transfer.
• Kasbon, klaim biaya, transaksi, persetujuan, surat peringatan, dan dokumen perusahaan.
• Akun Pengguna, peran, izin, dan catatan perubahan.

Gaji dan rekening termasuk data keuangan pribadi. Foto absen tidak dipakai untuk mengenali wajah secara otomatis kecuali disepakati tertulis.

4. Instruksi Pelanggan

Penyedia memproses data hanya untuk menjalankan modul yang dipakai Pelanggan. Itu termasuk memberi akses kepada Pengguna yang ditunjuk Pelanggan, membantu ekspor, dan menghapus data. Instruksi lain diberikan tertulis oleh Pelanggan. Data tidak dijual, tidak dipakai untuk iklan, dan tidak dipakai melatih model AI.

5. Kewajiban Pelanggan

• Memastikan ada dasar pemrosesan yang sah, dan memberi tahu karyawan bahwa datanya dicatat di Dicatat.
• Memastikan data yang dimasukkan benar dan diperbarui.
• Menentukan berapa lama data perlu disimpan.
• Menjawab permintaan karyawan atas datanya.

6. Subprosesor dan lokasi

• Database dan berkas: komputer milik Penyedia di Indonesia.
• Google Drive (Google LLC): salinan cadangan terenkripsi, kunci pembukanya hanya dipegang Penyedia.
• Cloudflare: jaringan dan pengamanan lalu lintas.
• Pengiriman email: [diisi owner].

Cloudflare, layanan email, dan Google Drive dapat memproses data di luar Indonesia. Pelanggan menilai transfer itu menurut Pasal 56 UU Nomor 27 Tahun 2022 sebelum memasukkan data pribadi. Penyedia memberi tahu Pelanggan sebelum menambah atau mengganti subprosesor.

7. Keamanan

• Data setiap perusahaan dipisah di database dengan aturan akses per baris.
• Akses dibatasi peran dan izin yang ditentukan Pelanggan.
• Catatan audit tidak bisa diubah lewat aplikasi.
• Berkas dibuka lewat tautan bertanda tangan yang berlaku 5 menit.

Akses Penyedia ke data dibatasi pada orang yang perlu untuk menjalankan layanan, dan mereka wajib menjaga kerahasiaannya.

8. Insiden data

Penyedia memberi tahu Pelanggan tanpa penundaan, paling lambat [diisi owner] jam sesudah mengetahui insiden. Pemberitahuan awal boleh menyusul dengan rincian yang masih diselidiki.

Sebagai Pengendali, Pelanggan memberi tahu subjek data dan lembaga paling lambat 3 x 24 jam. Kewajiban itu diatur Pasal 46 UU Nomor 27 Tahun 2022; Penyedia membantu menyiapkan informasinya.

9. Permintaan subjek data

Permintaan dari karyawan atau subjek data lain diteruskan kepada Pelanggan tanpa penundaan. Penyedia tidak mengubah data atas permintaan langsung, kecuali atas instruksi Pelanggan atau kewajiban hukum.

10. Ekspor, penghapusan, dan cadangan

Pelanggan dapat meminta salinan seluruh data perusahaannya. Super Admin Pelanggan juga dapat mengunduhnya sendiri sebagai berkas ZIP, sekali per jam.

Penghapusan dijadwalkan 30 hari dan masih bisa dibatalkan selama masa itu. Absen, cuti, koreksi absen, lembur, dan tukar shift tetap bisa dicatat selama masa itu. Data lain hanya bisa dibaca. Sesudah 30 hari Penyedia menjalankan penghapusannya. Akun pengguna yang hanya dipakai di perusahaan itu ikut dihapus beserta foto dan tanda tangannya. Data aktif lain dihapus, kecuali yang wajib disimpan karena hukum, sengketa, atau perintah yang sah.

Salinan cadangan disimpan bertingkat: harian selama 7 hari, mingguan selama 4 minggu, dan bulanan paling lama 6 bulan. Data yang sudah dihapus bisa masih ada di cadangan sampai salinannya terhapus.

11. Pemeriksaan

Pelanggan dapat meminta informasi yang wajar untuk menilai kepatuhan pada perjanjian ini. Pemeriksaan tidak boleh membuka data atau rahasia pelanggan lain.